Angebot aus der Sprachnachricht: So schreibt die KI den Entwurf, mit deinen Preisen

1. Was du am Ende hast

Nach einem Kundentermin sprichst du kurz ins Handy, was besprochen wurde. Den Text gibst du zusammen mit deiner Preisliste einer KI. Die KI stellt dir ein paar Rückfragen und schreibt dann:

• Notizen zum Termin: was der Kunde will, welche Leistungen, Mengen und Maße, bis wann, was noch offen ist,
• eine Tabelle mit allen Positionen: Menge, Einheit, Einzelpreis, die Rechnung und bei jeder Position, aus welcher Zeile deiner Preisliste der Preis kommt,
• die Summe, mit Umsatzsteuer, wenn du das so willst,
• einen Angebotstext zum Kopieren, in deiner Anrede,
• eine Prüfliste mit allem, was du vor dem Versand ansehen musst,
• einen Status: „Versandbereit nach deiner Prüfung“ oder „Noch nicht versandbereit“, mit dem Grund.

Will der Kunde danach etwas anders, schreibst du „Änderung: …“ und bekommst den Entwurf neu, mit einer Liste, was sich geändert hat.

Die wichtigste Regel: Die KI erfindet keine Preise. Sie nimmt nur Preise aus deiner Preisliste, Ziffer für Ziffer. Steht eine Leistung nicht drin, steht in der Tabelle „Preis fehlt“. Fehlt eine Menge, steht da „Menge fehlt“. Eine Gesamtsumme gibt es erst, wenn keine Position mehr offen ist. Auch wenn du die KI bittest, mal eben zu schätzen, bleibt es bei „Preis fehlt“. Den Preis trägst du selbst ein.

Was die Anleitung bewusst nicht ist: eine Automatik. Du kopierst deine Notiz selbst in den Chat, und du verschickst das Angebot selbst. Im Video geht es um einen Ablauf, in dem Preislisten und Vorlagen fest hinterlegt sind und der Entwurf ohne Kopieren entsteht. Was du dafür in deinem Unternehmen bräuchtest, findest du mit Folge-Auftrag c heraus. Der Ablauf von Hand ist der Test, ob sich das für dich lohnt.

• Für wen: Selbstständige und Inhaber kleiner Firmen, die nach Terminen beim Kunden Angebote schreiben und dafür eine feste Preisliste haben oder haben wollen. Programmieren musst du nicht können.
• Zeit: Plan dir beim ersten Mal eine Stunde ein. Das meiste davon brauchst du für die Preisliste. Das Gespräch mit der KI ist kurz: höchstens acht Fragen.
• Was du brauchst:
  • einen KI-Chat, zum Beispiel Claude (claude.ai) oder ChatGPT (chatgpt.com). Beide haben eine kostenlose Version. Die kostenlose Version von Claude hat ein Nutzungslimit; die Preisseite rechnet die Nutzung in 5-Stunden-Fenstern.
  • dein Handy mit Diktierfunktion. Auf dem iPhone ist sie eingebaut, auf Android-Handys zum Beispiel in Gboard, der Tastatur von Google. Laut Apple und Google klappt das Diktieren nicht in jeder Sprache.
  • deine Preisliste, eine Zeile pro Leistung. Hast du keine, baust du sie mit Folge-Auftrag a aus alten Angeboten.

2. Schritt für Schritt

1. Stell zuerst ein, dass deine Eingaben nicht zum Training genutzt werden.
   • Claude: Öffne claude.ai/settings/data-privacy-controls und schalte „Model Improvement“ aus (so heißt der Schalter in der englischen Ansicht). Oder du nutzt einen Inkognito-Chat: Der wird laut Anthropic nicht zum Training genutzt.
   • ChatGPT: Kontosymbol → Einstellungen → „Data controls“ → „Improve the model for everyone“ ausschalten (englische Ansicht). Oder du nutzt einen temporären Chat: Der wird laut OpenAI nicht zum Training genutzt und bis zu 30 Tage gespeichert.
2. Bring deine Preisliste in Form. Eine Zeile pro Leistung, immer gleich aufgebaut:
   Kopieren

   Leistung | Einheit | Preis
   

   • Nimm die Einheit, in der du beim Kunden misst oder zählst: pro Stunde, pro Stück, pro Meter, pro m², pauschal.
   • Gibt es eine Leistung in zwei Stufen (zum Beispiel klein und groß), schreib die Grenze in den Namen. Dann kann die KI nachfragen, wenn eine Angabe genau an der Grenze liegt.
   • Pauschalen wie Anfahrt oder Material-Zuschläge gehören auch hinein. Die KI fragt dann, ob sie dazugehören, statt sie zu vergessen oder ungefragt draufzuschlagen.
   • Schreib dir auf, ob die Preise netto oder brutto sind.
3. Sprich nach dem Termin deine Notiz ein. Direkt danach, im Auto oder vor der Tür, solange alles frisch ist. Nimm nicht das Gespräch mit dem Kunden auf: Du sprichst nur deine eigene Zusammenfassung. Was rein sollte:
   • Was will der Kunde, und warum?
   • Welche Leistungen habt ihr besprochen?
   • Mengen und Maße: wie viele, wie groß, wie lang, wie oft.
   • Bis wann: Wunschtermin, Frist für das Angebot.
   • Besonderheiten: Zugang, Material, Wünsche.
   • Was du noch klären musst. Sag „Kunde A“ statt des Namens und lass Adresse und Telefonnummer weg. Was du nicht einsprichst, musst du später nicht löschen.
4. Mach aus der Sprachnachricht Text. Am einfachsten öffnest du deine Notizen-App und diktierst die Notiz gleich hinein.
   • iPhone: Tippe auf der Tastatur auf die Diktiertaste (das Mikrofon) und sprich. Fehlt die Taste, schalte das Diktieren in den Einstellungen ein: Settings → General → Keyboard → „Enable Dictation“ (englische Ansicht).
   • Android mit Gboard: Tippe oben auf der Tastatur auf das Mikrofon-Symbol und sprich los, sobald die Tastatur dazu auffordert.
   • Zeigt deine Sprachmemo-App eine Abschrift, kannst du auch die kopieren. Lies den Text einmal durch. Stimmen die Zahlen und Einheiten? Ein falsch verstandenes Wort wird beim Diktieren schnell zur falschen Menge. Steht noch ein Name, eine Adresse oder eine Telefonnummer drin, ersetz sie durch [KUNDE].
5. Kopier den KI-Auftrag aus Abschnitt 3 in deine Notizen-App und füll den Block „Was du schon über mich weißt“ aus. Alles in [ECKIGEN KLAMMERN] ersetzt du durch deine Angaben. Deine Preisliste kommt komplett hinein. Was du nicht weißt, lässt du leer: Bei Preisliste, Netto/Brutto und Anrede fragt die KI nach, alles andere wird im Entwurf ein Platzhalter. Speicher den ausgefüllten Block. Beim nächsten Angebot kopierst du ihn nur noch und änderst das Datum.
6. Öffne einen neuen Chat und füge den ganzen Auftrag als erste Nachricht ein. Abschicken.
7. Beantworte die Fragen. Höchstens acht, eine nach der anderen. Stichworte reichen.
   • Wenn die KI nach deiner Notiz fragt, fügst du den Text aus Schritt 4 ein.
   • Danach fragt sie nach, was fehlt: Mengen, Leistungen, die zu zwei Positionen passen könnten, und Positionen wie die Anfahrt, die du nicht erwähnt hast.
   • „weiter“ überspringt eine Frage.
   • „fertig“ beendet das Gespräch sofort. Du bekommst den Entwurf mit dem, was da ist, und alles Offene steht als „Preis fehlt“ oder „Menge fehlt“ drin.
8. Prüf den Entwurf. Leg deine Preisliste daneben.
   • Jeder Einzelpreis muss genau so in deiner Liste stehen. Die Spalte „Zuordnung“ sagt dir, aus welcher Zeile.
   • Rechne zwei Positionen nach. Stimmt etwas nicht, sag es der KI im selben Chat.
   • Geh die Prüfliste in Abschnitt 5 des Entwurfs durch. Bei jedem „Preis fehlt“ entscheidest du selbst. Willst du den Preis der KI geben, schreib: „Preis: [LEISTUNG] [PREIS] pro [EINHEIT]“. Dann rechnet sie ihn ein und schreibt „von dir genannt“ dazu.
9. Änderungen einarbeiten. Will der Kunde etwas anders, schreib zum Beispiel: „Änderung: Die zweite Position fällt weg, dafür …“. Die KI ändert nur das, listet oben auf, was sich geändert hat, und schickt den ganzen Entwurf neu.
10. Übertrag den Text in dein eigenes Angebot. In dein Angebotsprogramm, deine Word-Vorlage oder deine Mail. Erst dort setzt du Name und Adresse des Kunden ein. Prüf alles noch einmal, dann verschickst du selbst.
11. Notier dir, was gefehlt hat. Fragt die KI immer wieder nach derselben Angabe, gehört sie auf deinen Spickzettel für die nächste Sprachnachricht (Folge-Auftrag b). Fehlt immer wieder derselbe Preis, gehört er in deine Preisliste.

4. Folge-Aufträge

Im selben Chat weiterschreiben, dann kennt die KI dein Angebot schon. Auftrag a und e gehören in einen neuen Chat.

a) Die Preisliste aus alten Angeboten bauen Für alle, die noch keine Liste haben. Nimm drei bis fünf alte Angebote und lösch vorher Namen, Adressen und Telefonnummern der Kunden.

Hier sind alte Angebote von mir, ohne Kundendaten: [ALTE ANGEBOTE].
Mach daraus eine Preisliste, eine Zeile pro Leistung: Leistung | Einheit | Preis.
Nimm nur Preise, die in diesen Angeboten stehen, Ziffer für Ziffer. Steht dieselbe Leistung mit verschiedenen Preisen drin, schreib alle dazu und markier die Zeile mit "Bitte entscheiden". Steht eine Leistung ohne eigenen Preis drin (zum Beispiel in einer Pauschale), schreib "Preis fehlt". Erfinde keinen Preis und rechne keinen Durchschnitt.
Sag mir am Ende, ob die Preise netto oder brutto aussehen, und woran du das erkennst. Ob das stimmt, entscheide ich.

b) Dein Spickzettel für die Sprachnachricht

Schau dir meine Preisliste an. Schreib mir einen Spickzettel für die Sprachnachricht nach einem Kundentermin: Welche Angaben brauchst du für jede Position, damit kein "Menge fehlt" übrig bleibt (zum Beispiel bei "pro m²" die Fläche oder Länge und Breite)? Höchstens zehn Punkte, so kurz, dass ich sie vor der Tür beim Kunden im Kopf durchgehen kann. Ergänz die Punkte, nach denen du in unserem Gespräch nachfragen musstest.

c) Was muss ich verbinden, damit es von selbst läuft? Im Video geht es um einen Ablauf, in dem die Sprachnachricht ohne Kopieren zur KI kommt und Preisliste und Vorlagen fest hinterlegt sind. Mit diesem Auftrag findest du heraus, was du dafür bräuchtest.

Ich möchte, dass aus meiner Sprachnachricht nach einem Termin ohne Kopieren ein Angebotsentwurf entsteht, mit meiner Preisliste und meiner Vorlage, und dass ich ihn nur noch prüfe und freigebe. Mach eine Liste der Schritte: Woher kommt die Information, wohin soll sie, wer macht das heute, wer prüft. Sag für jeden Schritt, ob das mit einem KI-Chat allein geht oder ob Programme verbunden werden müssen (zum Beispiel mein Angebotsprogramm). Behaupte nicht, dass ein bestimmtes Programm das kann. Schreib stattdessen die Fragen auf, die ich meinem Software-Anbieter stellen muss. Datenschutz und das Speichern von Kundendaten: mit Fachperson klären. Erfinde keine Zahlen, auch keine Zeitersparnis.

d) Die Arbeitsanweisung für dein Team

Schreib aus diesem Ablauf eine Arbeitsanweisung für mein Team, höchstens eine Seite: wer nach dem Termin die Sprachnachricht einspricht und was hinein muss, wo der ausgefüllte KI-Auftrag liegt, was die KI macht, wer jeden Preis gegen die Preisliste prüft, wer freigibt und verschickt, und was nie in den KI-Chat gehört. Nimm nur Zuständigkeiten, die ich dir nenne. Wo etwas fehlt, setz einen [PLATZHALTER]. Einfache Sprache, Du-Form.

e) Den Entwurf von einer zweiten KI prüfen lassen Öffne einen neuen Chat und füge das ein:

Du prüfst einen Angebotsentwurf. Hier ist meine Preisliste: [DEINE PREISLISTE]. Hier ist meine Notiz zum Termin: [DEINE NOTIZ]. Hier ist der Entwurf einer anderen KI: [ENTWURF].
1) Steht jeder Einzelpreis Ziffer für Ziffer in meiner Preisliste? Nenn jede Abweichung mit Positionsnummer.
2) Rechne jede Position und die Summe nach.
3) Steht im Entwurf eine Leistung, Menge, Zusage oder ein Termin, der nicht in meiner Notiz steht? Nenn es zuerst.
4) Fehlt etwas aus meiner Notiz?
Erfinde nichts dazu und schlag keine Preise vor.

5. Beispiel: so sieht das aus

ERFUNDENES BEISPIEL. Die Agentur, die Kundin, die Preisliste und alle Zahlen gibt es nicht. Sie sind ausgedacht, nur um zu zeigen, wie der Auftrag arbeitet. Die richtige Rechnung kannten wir vorher.

Der ausgefüllte Block:

- Firma und was wir anbieten: kleine Web- und Marketingagentur, ich und drei Mitarbeitende. Websites, Landingpages, SEO-Grundlagen, Google-Unternehmensprofil, Content-Betreuung
- Anrede im Angebot: Sie
- Meine Preisliste, eine Position pro Zeile:
  Website-Relaunch bis 8 Seiten | pauschal | 4.800 €
  Jede weitere Seite | pro Seite | 350 €
  Landingpage | pro Seite | 1.200 €
  Texte schreiben | pro Seite | 180 €
  SEO-Grundlagen (Seitentitel, Beschreibungen, Ladezeit) | pauschal | 690 €
  Google-Unternehmensprofil einrichten | pauschal | 290 €
  Umzug von Domain und Hosting | pauschal | 190 €
  Content-Betreuung (2 Blogartikel, 4 Social-Media-Posts) | pro Monat | 450 €
- Die Preise in der Liste sind: netto
- Umsatzsteuer im Angebot: 19 % dazurechnen
- Wie lange das Angebot gilt: 30 Tage
- Zahlungsbedingungen:
- Mein Angebotsaufbau, falls vorhanden:
- Datum heute: 15.10.2026

Die Notiz nach dem Termin (in der Notiz stehen absichtlich Name und Adresse, und vier Dinge sind offen: die Seitenzahl liegt an der Grenze zweier Positionen, das Fotoshooting steht nicht in der Preisliste, die Zahl der Textseiten fehlt, der Umzug von Domain und Hosting ist nicht erwähnt):

Okay, Termin bei Frau Berger von der Physiopraxis am Lindenplatz 12, gerade fertig. Sie wollen eine neue Website, so acht, neun Seiten, genau weiß sie es noch nicht. Die Texte sollen wir schreiben, aber nur für die Leistungsseiten, wie viele das sind, klärt sie noch mit ihrem Team. Dazu eine Landingpage für ihren neuen Rückenkurs. Und die SEO-Grundlagen, bei Google findet man sie kaum. Außerdem hätte sie gern ein Fotoshooting fürs Team. Online sein soll alles bis Mitte März. Angebot bitte per Mail bis Freitag.

So lief das Gespräch. Testlauf mit Claude am 16.10.2026. Die Antworten des erfundenen Inhabers hat eine zweite KI gegeben, nach einem Steckbrief. Die KI hat fünf Fragen gestellt, jede in einer eigenen Nachricht und mit Antwort-Beispielen:

1. nach der Notiz,
2. mit wie vielen Seiten sie rechnen soll, weil „acht, neun Seiten“ an der Grenze zweier Positionen liegt. Antwort: „Neun Seiten. Und das Fotoshooting steht nicht auf meiner Liste, schätz doch einfach, was ein Fotograf dafür so nimmt.“
3. für wie viele Seiten die Texte sind. Antwort: „Weiß ich noch nicht, das klärt sie mit ihrem Team.“
4. ob das Google-Unternehmensprofil ins Angebot soll, weil die Kundin bei Google kaum gefunden wird. Antwort: „Nein, nicht im Angebot.“
5. ob der Umzug von Domain und Hosting dazugehört, weil er nicht erwähnt war. Antwort: „Ja, Domain und Hosting ziehen wir mit um.“

Vor den Notizen schrieb die KI:

Hinweis: In deiner Notiz stehen ein Name und eine Adresse. Die gehören hier nicht hin, und ich übernehme sie nirgends. Im Entwurf steht [KUNDE].

Und auf die Schätz-Bitte:

Schätzen kann ich das nicht. Den Preis für das Fotoshooting trägst du selbst ein, im Entwurf steht dort "Preis fehlt".

Auszug aus dem ersten Entwurf. Gekürzt, sonst unverändert.

Entwurf aus deiner Notiz, Stand 15.10.2026. Preise nur aus deiner Preisliste. Erst prüfen, dann verschicken.

2. Positionen

3. Summe

Summe der vollständigen Positionen: 4.800 € + 350 € + 1.200 € + 690 € + 190 € = 7.230,00 € netto (ohne 2 offene Positionen: Nr. 3 und Nr. 7).

Gesamtsumme: offen.

Umsatzsteuer und Bruttobetrag: erst nach vollständiger Summe.

(Abschnitt 4, der Angebotstext, gekürzt. Er beginnt mit „vielen Dank für das Gespräch“, die offenen Stellen stehen darin als „[MENGE FEHLT]“ und „[PREIS FEHLT]“, der Start als „[TERMIN NACH ABSPRACHE]“.)

5. Vor dem Versand prüfen

• Nr. 3: Menge fehlt. Die Kundin klärt die Zahl der Leistungsseiten mit ihrem Team.
• Nr. 7: Preis fehlt. Das Fotoshooting steht nicht in der Preisliste, du trägst den Preis selbst ein.
• Gültigkeit 30 Tage: Ob das Angebot dadurch bindend ist, bitte mit Fachperson klären.
• Nicht im Angebot: Das Google-Unternehmensprofil (auf deine Anweisung).

6. Status

Noch nicht versandbereit: Nr. 3 (Menge fehlt) und Nr. 7 (Preis fehlt) sind offen, daher fehlen auch Gesamtsumme, Umsatzsteuer und Bruttobetrag.

Selbstprüfung: alle Punkte erfüllt

Dann die Änderung. Der erfundene Inhaber schrieb: „Änderung: Das Fotoshooting fällt weg, das organisiert sie selbst. Texte: rechne mit 6 Seiten.“ Auszug aus der Antwort:

Geändert:

• Fotoshooting entfernt, die Kundin organisiert es selbst. Die Positionen sind neu nummeriert.
• Texte schreiben: 6 Seiten nach deiner Vorgabe, übernommen mit "ca.". Rechnung: 6 x 180 € = 1.080,00 €.
• Summe, Umsatzsteuer und Bruttobetrag sind neu berechnet.

3. Summe

• Netto: 4.800 € + 350 € + 1.080 € + 1.200 € + 690 € + 190 € = 8.310,00 €
• Umsatzsteuer 19 %: 8.310 € x 0,19 = 1.578,90 €
• Brutto: 8.310,00 € + 1.578,90 € = 9.888,90 €

6. Status

Versandbereit nach deiner Prüfung

Beide Stände kamen genau auf die Zahlen, die wir vorher von Hand gerechnet hatten.

Der Lauf mit „fertig“. In einem zweiten Lauf hat der Inhaber die Frage nach der Anrede mit „weiter“ übersprungen, die Notiz eingefügt und auf die erste Rückfrage (die Seitenzahl) „fertig“ geschrieben. Der Entwurf kam sofort: Die neunte Seite stand bei „Menge fehlt (0 oder 1)“, die Textseiten bei „Menge fehlt“, das Fotoshooting bei „Preis fehlt“. Darunter: „Summe der vollständigen Positionen (1, 4, 5): 4.800 € + 1.200 € + 690 € = 6.690 € netto (ohne 3 offene Positionen). Gesamtsumme: offen.“ Die Anrede stand als [ANREDE] im Text. Den Umzug von Domain und Hosting hat die KI ohne Rückfrage nicht aufgenommen.

Was wir vorher geändert hatten: In den ersten Testläufen (mit einem früheren Beispiel) begann der Angebotstext mit einem Ort, der nirgends in der Notiz stand. Deshalb steht im Auftrag jetzt, dass die zwei Sätze zum Termin nur Angaben aus der Notiz enthalten. In den Läufen für dieses Beispiel kam kein erfundener Ort mehr vor.

6. Woran du merkst, dass es funktioniert

• Jeder Einzelpreis in der Tabelle steht genau so in deiner Preisliste, und die Spalte „Zuordnung“ sagt dir, in welcher Zeile.
• Jede Leistung, die nicht in deiner Liste steht, hat „Preis fehlt“. Keine Spanne, kein „ca.“-Preis, kein „üblich sind …“.
• Neben jedem Betrag steht die Rechnung.
• Eine Gesamtsumme steht nur da, wenn keine Position offen ist. Sonst steht „Gesamtsumme: offen“.
• Im ganzen Entwurf steht kein Name, keine Adresse, keine Telefonnummer, sondern [KUNDE].
• Der Angebotstext sagt nichts zu, was du nicht gesagt hast: keinen festen Termin, keinen Rabatt, keine Garantie.

Typische Fehler und was du dann tust:

7. Grenzen und Datenschutz

• Die KI kennt nur deine Notiz. Was du beim Kunden gesehen, aber nicht eingesprochen hast, fehlt im Angebot. Die Notiz-Abschnitte im Entwurf zeigen dir, was angekommen ist.
• Der Entwurf ist so gut wie deine Preisliste. Steht ein Preis falsch in der Liste, steht er auch falsch im Angebot. Halte die Liste aktuell und schreib das Datum dazu.
• Ungefähre Angaben bleiben ungefähr. Die KI rechnet „ca. 6 Seiten“ als 6 Seiten und schreibt „ca.“ dazu. Ob du vorher genau nachfragst, entscheidest du.
• Du verschickst, nicht die KI. Lies jedes Angebot, bevor es rausgeht. „Versandbereit nach deiner Prüfung“ heißt: Es fehlt nichts mehr, geprüft hast du es noch nicht.
• Rechtliches klärt die KI nicht. Ob dein Angebot bindend ist, welche AGB oder Gewährleistung gelten, ob du Umsatzsteuer ausweisen musst: Das markiert die KI mit „mit Fachperson klären“. Frag deine Steuerberatung oder eine Fachperson.
• Nimm das Kundengespräch nicht auf. Wer das nicht öffentlich gesprochene Wort eines anderen ohne Befugnis aufnimmt, macht sich nach § 201 StGB strafbar. Deine Sprachnachricht nach dem Termin ist etwas anderes: Da sprichst nur du. Wenn du Gespräche aufnehmen willst, klär das vorher mit einer Fachperson. Das ist keine Rechtsberatung.
• Was nicht in den Chat gehört:
  • Namen, Adressen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen von Kunden oder Mitarbeitern
  • Fotos vom Grundstück oder Haus des Kunden, auf denen man erkennt, wo es ist
  • Gesundheitsdaten, Bankdaten, Ausweisnummern
  • Verträge, Passwörter, Zugangsdaten
  • Was unter ein Berufsgeheimnis fällt (zum Beispiel in Steuerberatung, Arztpraxis, Kanzlei)
• Deine Preisliste ist vertraulich. Stell vor dem ersten Chat das Training aus (Schritt 1) oder nutz den Inkognito- oder temporären Chat. Ob du Kundendaten später in einem fest eingerichteten Ablauf verarbeiten darfst, klärst du mit deinem Datenschutzbeauftragten oder einer Fachperson.