Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortliche Stelle im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

2. Datenschutzbeauftragter

Für Datenschutzanfragen kontaktieren Sie uns bitte direkt:

3. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung

3.1 Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung personenbezogener Daten unserer Nutzer erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung des Nutzers. Eine Ausnahme gilt in solchen Fällen, in denen eine vorherige Einholung einer Einwilligung aus tatsächlichen Gründen nicht möglich ist und die Verarbeitung der Daten durch gesetzliche Vorschriften gestattet ist.

3.2 Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung der betroffenen Person einholen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten.

Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die zur Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, erforderlich ist, dient Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO als Rechtsgrundlage. Dies gilt auch für Verarbeitungsvorgänge, die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind.

Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der unser Unternehmen unterliegt, dient Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO als Rechtsgrundlage.

Ist die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses unseres Unternehmens oder eines Dritten erforderlich und überwiegen die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten des Betroffenen das erstgenannte Interesse nicht, so dient Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.

3.3 Datenlöschung und Speicherdauer

Die personenbezogenen Daten der betroffenen Person werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine Speicherung kann darüber hinaus dann erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen der Verantwortliche unterliegt, vorgesehen wurde.

Wir wenden folgende spezifische Aufbewahrungsfristen an:

• Server-Logdateien: 7 Tage
• Kontaktformulardaten: 6 Monate nach Abschluss der Anfrage
• Automatisierungs-Fragebogen: 12 Monate
• Calendly-Buchungsdaten: 24 Monate
• Google Analytics Daten: 14 Monate
• Geschäftskorrespondenz: 6 Jahre (handelsrechtliche Aufbewahrungspflicht)
• Buchhaltungsrelevante Daten: 10 Jahre (steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht)

Die Löschung erfolgt automatisiert durch die jeweiligen Dienste und Systeme nach Ablauf der genannten Fristen, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht einer Löschung entgegensteht. Cookie-Daten werden durch Browser-Einstellungen automatisch entfernt.

3.4 Auftragsverarbeitungsverträge

Wir unterhalten aktuelle Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO mit allen Drittanbietern, die in unserem Auftrag personenbezogene Daten verarbeiten. Eine Liste unserer Auftragsverarbeiter finden Sie in Abschnitt 14 dieser Datenschutzerklärung.

4. Bereitstellung der Website und Erstellung von Logdateien

4.1 Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Bei jedem Aufruf unserer Internetseite erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners. Folgende Daten werden hierbei erhoben:

• Informationen über den Browsertyp und die verwendete Version
• Das Betriebssystem des Nutzers
• Den Internet-Service-Provider des Nutzers
• Die IP-Adresse des Nutzers (anonymisiert)
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Websites, von denen das System des Nutzers auf unsere Internetseite gelangt
• Websites, die vom System des Nutzers über unsere Website aufgerufen werden

4.2 Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten und der Logdateien ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

4.3 Zweck der Datenverarbeitung

Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse durch das System ist notwendig, um eine Auslieferung der Website an den Rechner des Nutzers zu ermöglichen. Hierfür muss die IP-Adresse des Nutzers für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben. Die Speicherung in Logdateien erfolgt, um die Funktionsfähigkeit der Website sicherzustellen. Zudem dienen uns die Daten zur Optimierung der Website und zur Sicherstellung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme.

4.4 Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zwecks ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Im Falle der Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website ist dies der Fall, wenn die jeweilige Sitzung beendet ist. Im Falle der Speicherung der Daten in Logdateien ist dies nach spätestens 7 Tagen der Fall.

5. Kontaktformular und E-Mail-Kontakt

5.1 Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Auf unserer Internetseite stellen wir Ihnen verschiedene Kontaktformulare zur Verfügung, die für die elektronische Kontaktaufnahme genutzt werden können. Nimmt ein Nutzer diese Möglichkeit wahr, so werden die in der Eingabemaske eingegeben Daten an uns übermittelt und gespeichert. Diese Daten sind:

• Vor- und Nachname
• E-Mail-Adresse
• Unternehmen/Organisation
• Telefonnummer (optional)
• Nachrichteninhalt
• Zeitpunkt der Absendung

Alternativ ist eine Kontaktaufnahme über die bereitgestellte E-Mail-Adresse möglich. In diesem Fall werden die mit der E-Mail übermittelten personenbezogenen Daten des Nutzers gespeichert.

5.2 Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist bei Vorliegen einer Einwilligung des Nutzers Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten, die im Zuge einer Übersendung einer E-Mail übermittelt werden, ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Zielt der E-Mail-Kontakt auf den Abschluss eines Vertrages ab, so ist zusätzliche Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

5.3 Zweck der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten aus der Eingabemaske dient uns allein zur Bearbeitung der Kontaktaufnahme. Im Falle einer Kontaktaufnahme per E-Mail liegt hieran auch das erforderliche berechtigte Interesse an der Verarbeitung der Daten. Die sonstigen während des Absendevorgangs verarbeiteten personenbezogenen Daten dienen dazu, einen Missbrauch des Kontaktformulars zu verhindern und die Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme sicherzustellen.

5.4 Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zwecks ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Für die personenbezogenen Daten aus der Eingabemaske des Kontaktformulars und diejenigen, die per E-Mail übersandt wurden, ist dies dann der Fall, wenn die jeweilige Konversation mit dem Nutzer beendet ist. Beendet ist die Konversation dann, wenn sich aus den Umständen entnehmen lässt, dass der betroffene Sachverhalt abschließend geklärt ist. Die während des Absendevorgangs zusätzlich erhobenen personenbezogenen Daten werden spätestens nach einer Frist von 7 Tagen gelöscht.

5.5 Einwilligung

Mit dem Absenden des Kontaktformulars willigen Sie in die Verarbeitung Ihrer Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage ein. Diese Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung.

6. Automatisierungs-Fragebogen

6.1 Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Zur Analyse Ihrer Automatisierungspotenziale bieten wir einen strukturierten Fragebogen an. Dabei werden folgende Daten erhoben und verarbeitet:

• Unternehmensinformationen (Name, Branche, Größe)
• Kontaktdaten (Name, E-Mail, Telefon, Position)
• Informationen zu aktuellen Geschäftsprozessen
• Beschreibung wiederkehrender Aufgaben
• Technische Infrastruktur-Informationen
• Automatisierungszielsetzungen
• Budget- und Zeitrahmen-Angaben

6.2 Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO sowie zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

6.3 Zweck der Datenverarbeitung

Die Daten dienen der Analyse Ihrer spezifischen Automatisierungspotenziale, der Erstellung individueller Lösungskonzepte und der Vorbereitung von Beratungsgesprächen. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht.

6.4 Dauer der Speicherung

Die Daten werden für die Dauer der Geschäftsbeziehung gespeichert. Nach Abschluss des Projekts oder bei Nichtzustandekommen eines Vertrags werden die Daten nach 12 Monaten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen bestehen.

7. KI-Automatisierungsdienstleistungen

7.1 Beschreibung der Datenverarbeitung

Im Rahmen unserer KI-Automatisierungsdienstleistungen verarbeiten wir Kundendaten ausschließlich im Rahmen einer Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Besonderheiten unserer Dienstleistung:

• Alle KI-Modelle werden ausschließlich auf Ihrer eigenen Infrastruktur betrieben
• Keine Übertragung von Kundendaten an externe Cloud-Anbieter
• Vollständige Datensouveränität beim Kunden
• DSGVO-konforme Implementierung durch Design

7.2 Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und gemäß den Bestimmungen zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

7.3 Technische und organisatorische Maßnahmen

Wir haben umfassende technische und organisatorische Maßnahmen implementiert:

• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung aller Datenübertragungen
• Sichere Authentifizierung und Zugriffskontrolle
• Regelmäßige Sicherheitsaudits und Penetrationstests
• Datenschutz-Folgenabschätzung für alle KI-Implementierungen
• Lokale Datenverarbeitung ohne externe Abhängigkeiten

8. Cookies und ähnliche Technologien

8.1 Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Unsere Website verwendet Cookies. Cookies sind Textdateien, die im Internetbrowser bzw. vom Internetbrowser auf dem Computersystem des Nutzers gespeichert werden. Wir setzen folgende Kategorien von Cookies ein:

• Technisch notwendige Cookies: Diese Cookies sind für die Grundfunktionalität der Website erforderlich
• Funktionale Cookies: Diese Cookies speichern Ihre Einstellungen (z.B. Sprachauswahl)
• Analyse-Cookies: Diese Cookies helfen uns, die Website zu verbessern (nur mit Ihrer Einwilligung)

8.2 Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Technisch notwendige Cookies werden auf Grundlage unseres berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gesetzt. Alle anderen Cookies werden nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO gesetzt.

8.3 Cookie-Verwaltung

Sie können Ihre Cookie-Einstellungen jederzeit über unser Cookie-Banner oder in den Datenschutzeinstellungen Ihres Browsers verwalten. Details finden Sie in unserer separaten Cookie-Richtlinie.

8.4 Dokumentation der Einwilligungen

Wir dokumentieren alle Cookie-Einwilligungen mit Zeitstempel und speichern diese Aufzeichnungen für Nachweiszwecke gemäß unserer Rechenschaftspflicht nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO. Die Einwilligungsdaten werden lokal in Ihrem Browser gespeichert und bei Bedarf zur Verifizierung herangezogen.

9. Rechte der betroffenen Person

Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie Betroffener im Sinne der DSGVO und es stehen Ihnen folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen zu:

9.1 Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)

Sie können von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber verlangen, ob personenbezogene Daten, die Sie betreffen, von uns verarbeitet werden. Liegt eine solche Verarbeitung vor, können Sie von dem Verantwortlichen über folgende Informationen Auskunft verlangen: Verarbeitungszwecke, Kategorien der verarbeiteten Daten, Empfänger der Daten, geplante Speicherdauer und weitere Informationen nach Art. 15 DSGVO.

9.2 Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

Sie haben ein Recht auf Berichtigung und/oder Vervollständigung gegenüber dem Verantwortlichen, sofern die verarbeiteten personenbezogenen Daten, die Sie betreffen, unrichtig oder unvollständig sind.

9.3 Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)

Sie können von dem Verantwortlichen verlangen, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der gesetzlichen Gründe zutrifft und soweit die Verarbeitung nicht erforderlich ist. Wir garantieren die Bearbeitung Ihres Löschantrags innerhalb von 30 Tagen.

9.4 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen können Sie die Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten verlangen.

9.5 Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen.

9.6 Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen.

9.7 Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Sie haben das Recht, Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

9.8 Automatisierte Entscheidung im Einzelfall einschließlich Profiling (Art. 22 DSGVO)

Sie haben das Recht, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Dies gilt nicht, wenn die Entscheidung für den Abschluss oder die Erfüllung eines Vertrags zwischen Ihnen und dem Verantwortlichen erforderlich ist.

Wir verwenden auf unserer Website keine automatisierte Entscheidungsfindung. Unsere KI-Automatisierungslösungen werden ausschließlich auf Ihrer eigenen Infrastruktur betrieben und unterliegen Ihrer eigenen Kontrolle.

9.9 Ausübung Ihrer Rechte

Zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns bitte unter contact@ailoopwise.com. Wir beantworten Ihre Anfragen innerhalb von 30 Tagen. Zur Vereinfachung des Prozesses entwickeln wir derzeit ein Self-Service-Portal für die Ausübung Ihrer Betroffenenrechte.

9.10 Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

10. Datensicherheit und Verschlüsselung

Wir setzen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre durch uns verwalteten Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder gegen den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.

• SSL/TLS-Verschlüsselung für alle Datenübertragungen
• Sichere Server-Infrastruktur in Deutschland
• Regelmäßige Sicherheitsupdates und -audits
• Zugriffskontrolle und Authentifizierung
• Datensicherung und Notfallwiederherstellung

11. Internationale Datentransfers

Grundsätzlich erfolgt die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten innerhalb der Europäischen Union. Bei der Nutzung bestimmter Dienste kann es jedoch zu Datenübertragungen in Drittländer kommen:

11.1 Datenübertragungen in die USA

Folgende Dienstleister können Daten in den USA verarbeiten:

• Vercel Inc. (Hosting-Anbieter) - Datenverarbeitung erfolgt auf Basis der EU-Standardvertragsklauseln und des EU-US Data Privacy Framework
• Calendly LLC (Terminbuchungssystem) - Datenverarbeitung erfolgt auf Basis der EU-Standardvertragsklauseln (2021) und UK Addendum
• Google LLC (Analytics) - Datenverarbeitung erfolgt auf Basis der EU-Standardvertragsklauseln und mit aktivierter IP-Anonymisierung

Alle genannten Anbieter haben sich zur Einhaltung der DSGVO verpflichtet und bieten angemessene Garantien für den Schutz Ihrer Daten.

11.2 Ihre Rechte bei internationalen Datentransfers

Sie haben das Recht, Informationen über die geeigneten Garantien im Zusammenhang mit der Übermittlung zu erhalten. Kontaktieren Sie uns unter contact@ailoopwise.com für weitere Details.

Bei unseren KI-Automatisierungsdienstleistungen verbleiben alle Daten ausschließlich auf Ihrer eigenen Infrastruktur, wodurch internationale Datentransfers vermieden werden.

12. Drittanbieter und Auftragsverarbeiter

Wir arbeiten mit folgenden Drittanbietern zusammen, die in unserem Auftrag personenbezogene Daten verarbeiten:

13. Änderungen der Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z.B. bei der Einführung neuer Services. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung.

14. Kontakt in Datenschutzangelegenheiten

Bei Fragen zum Datenschutz, zur Ausübung Ihrer Rechte oder zu dieser Datenschutzerklärung wenden Sie sich bitte an: