Anleitung 4
Wie viele Anfragen lässt dein Unternehmen liegen? So zählst du es selbst
Die Anleitung aus dem Video, mit dem kompletten KI-Auftrag zum Kopieren.
1. Was du am Ende hast
Du gehst die Anfragen der letzten Wochen durch, schreibst zu jeder eine kurze Zeile auf und gibst die Liste einer KI. Die KI zählt nach festen Regeln aus, wo Anfragen bei dir liegen geblieben sind. Am Ende hast du:
- eine Zahl aus deinen eigenen Anfragen: „Liegen gelassen: x von N Anfragen“,
- die drei Fragen aus dem Video, für dein Unternehmen beantwortet: Wie viele Anfragen hast du in deiner Zielzeit beantwortet? Bei wie vielen hast du zweimal nachgefasst? Und wie viele sind einfach liegen geblieben?
- eine Übersicht nach Kanal: E-Mail, Formular, Telefon, WhatsApp, Instagram,
- eine Liste der Anfragen, die du heute noch angehen kannst,
- drei nächste Schritte, jeder mit der Zeile, an der du beim nächsten Check siehst, ob er etwas geändert hat.
Was die Anleitung bewusst nicht macht: Sie rechnet nicht aus, wie viel Umsatz dir entgangen ist. Ob aus einer liegen gelassenen Anfrage ein Auftrag geworden wäre, weiß niemand. Jede Euro-Zahl dazu wäre geraten. Die KI zählt nur, was du ihr gibst.
Im Video ist von 200 Anfragen im Monat die Rede. Das ist ein Gedankenspiel. Hier zählst du deine eigenen.
- Für wen: Inhaber, Selbstständige und Dienstleister, die Anfragen per E-Mail, Telefon, Kontaktformular oder Nachricht bekommen. Programmieren musst du nicht können.
- Zeit: Plan dir beim ersten Mal rund eine Stunde ein. Das meiste davon brauchst du für die Liste, das Gespräch mit der KI ist kurz: höchstens zehn Fragen.
- Was du brauchst:
- einen KI-Chat, zum Beispiel Claude (claude.ai) oder ChatGPT (chatgpt.com). Beide haben eine kostenlose Version. Die kostenlose Version von Claude hat ein Nutzungslimit, das sich laut Preisseite in einem 5-Stunden-Fenster zurücksetzt.
- Zugang zu allen Wegen, über die Anfragen reinkommen: dein Postfach (auch der Ordner „Gesendet“), die Mails deines Kontaktformulars, die Anrufliste deines Telefons, WhatsApp, Instagram.
- eine Notizen-App oder eine Tabelle für die Liste.
2. Schritt für Schritt
- Stell zuerst ein, dass deine Eingaben nicht zum Training genutzt werden.
- Claude: Öffne claude.ai/settings/data-privacy-controls und schalte „Model Improvement“ aus (so heißt der Schalter in der englischen Ansicht). Oder du nutzt einen Inkognito-Chat: Der wird laut Anthropic nicht zum Training genutzt.
- ChatGPT: Kontomenü → Einstellungen → „Data controls“ → „Improve the model for everyone“ ausschalten (englische Ansicht). Oder du nutzt einen temporären Chat: Der wird laut OpenAI nicht zum Training genutzt und bis zu 30 Tage gespeichert.
- Leg den Zeitraum fest. Die letzten vier Wochen sind ein guter Start. Kommen bei dir sehr viele Anfragen rein, nimm eine Woche. Schreib dir auf, von wann bis wann.
- Leg die Anfragen-Liste an. Eine Zeile pro Anfrage, mit einer Kennung statt eines Namens:
A1 | Eingang: Mo 06.10., 09:15 | Kanal: Formular | Erste Antwort: Mo 06.10., 11:40 | Nachgefasst: 0 | Dran: Kunde | Ergebnis: offen- Erste Antwort: Datum und Uhrzeit oder „keine“. Die Uhrzeit nur, wenn du sie weißt.
- Nachgefasst: wie oft du dich gemeldet hast, nachdem der Kunde nicht mehr geantwortet hat.
- Dran: „ich“ (du schuldest den nächsten Schritt), „Kunde“ (du wartest auf ihn) oder „keiner“ (erledigt).
- Ergebnis: Auftrag, Absage, offen oder weiß nicht.
- Geh Kanal für Kanal durch.
- E-Mail: der Posteingang im Zeitraum. Wann du geantwortet hast, siehst du im Ordner „Gesendet“.
- Kontaktformular: die Mails, die dein Formular verschickt.
- Telefon: die Anrufliste, vor allem die verpassten Anrufe, und die Mailbox. Ein verpasster Anruf ohne Rückruf ist eine Anfrage mit „Erste Antwort: keine“.
- WhatsApp, Instagram und andere Nachrichten: die Chats im Zeitraum. Weißt du etwas nicht mehr, schreib „weiß nicht“. Rate nicht, sonst zählt die KI deine Vermutung.
- Halte fest, wer hinter welcher Kennung steckt, aber nur bei dir. Zum Beispiel in einer eigenen Datei auf deinem Computer: „A1 = Anfrage Website-Relaunch, Mail vom 15.09.“ Diese Zuordnung kommt nie in den Chat. Du brauchst sie in Schritt 11.
- Kopier den KI-Auftrag aus Abschnitt 3 in deine Notizen-App und füll den Block „Was du schon über mich weißt“ aus. Alles in [ECKIGEN KLAMMERN] ersetzt du durch deine Angaben. Was du nicht weißt, lässt du leer, die KI fragt dann nach. Die Zielzeit ist die Zeit, in der du auf eine neue Anfrage antworten willst, zum Beispiel „2 Stunden“ oder „am selben Tag“.
- Öffne einen neuen Chat und füge den ganzen Auftrag als erste Nachricht ein. Abschicken.
- Beantworte die Fragen. Höchstens zehn, eine nach der anderen. Stichworte reichen.
- „weiter“ überspringt eine Frage.
- „fertig“ beendet das Gespräch sofort. Du bekommst die Auswertung mit dem, was bis dahin da ist. Hast du noch keine Liste, bekommst du eine leere Vorlage und einen Plan, sie zwei Wochen lang mitzuschreiben.
- Füg die Liste ein, wenn die KI danach fragt. Fragt sie zu einzelnen Zeilen nach, antworte kurz. Höchstens dreimal, danach gilt, was fehlt, als „unklar“.
- Prüf eine Stichprobe. Such dir zwei Zeilen in der Tabelle „Alle Anfragen“ und vergleich sie mit deiner Liste. Stimmt etwas nicht, sag es der KI im selben Chat, sie zählt neu.
- Geh die Liste „Heute noch angehen“ durch. Mit deiner Zuordnung aus Schritt 5 findest du die echten Anfragen. Die Antworten schreibst du selbst, oder du lässt dir mit Folge-Auftrag a einen Entwurf machen.
- Speicher das Ergebnis mit Datum. In vier Wochen machst du den Check noch einmal, mit derselben Zielzeit und einem gleich langen Zeitraum.
3. Der KI-Auftrag zum Kopieren
Alles im Kasten kopieren, Platzhalter ausfüllen, als erste Nachricht in einen neuen Chat einfügen.
Du bist mein Berater für Kundenanfragen in kleinen Unternehmen. Wir zählen zusammen, wie viele Anfragen bei mir liegen bleiben: nie beantwortet, nicht weiterverfolgt oder ohne Nachfassen. Du zählst nur, was ich dir gebe. Du schätzt nichts und rechnest keinen verlorenen Umsatz aus.
== WAS DU SCHON ÜBER MICH WEISST ==
(Leere Felder fragst du nach. Ausgefüllte fragst du nicht noch einmal.)
- Branche und was wir anbieten: [ZUM BEISPIEL: WEBAGENTUR, STEUERBÜRO, FOTOSTUDIO]
- Wer arbeitet mit: [ZUM BEISPIEL: ICH, 2 FESTE, 1 AUSHILFE]
- Wo Anfragen reinkommen: [ZUM BEISPIEL: E-MAIL, KONTAKTFORMULAR, TELEFON, WHATSAPP, INSTAGRAM]
- Zeitraum, den ich auswerte: [ZUM BEISPIEL: 15.09. BIS 12.10.]
- Datum heute: [TT.MM.JJJJ]
- Meine Zielzeit für die erste Antwort: [ZUM BEISPIEL: 1 STUNDE, 2 STUNDEN ODER „AM SELBEN TAG“]
== SO FÜHRST DU DAS GESPRÄCH ==
1. Erklär mir in zwei Sätzen, was wir machen. Sag mir: höchstens 10 Fragen, Stichworte reichen, "weiß nicht" ist erlaubt, "weiter" überspringt eine Frage, "fertig" führt sofort zur Auswertung. Dann stell die erste Frage.
2. Stell immer genau EINE Frage pro Nachricht. Gib zu jeder Frage zwei oder drei kurze Antwort-Beispiele.
3. Reihenfolge:
a) Frag nach, was im Block oben fehlt.
b) "Wer beantwortet die Anfragen, und wann?"
c) "Wo siehst du heute, welche Anfragen noch offen sind?"
d) "Was passiert mit Anfragen, wenn du unterwegs, im Urlaub oder krank bist?"
e) Bitte mich um meine Anfragen-Liste: eine Zeile pro Anfrage aus dem Zeitraum, ohne Namen, so:
A1 | Eingang: Mo 06.10., 09:15 | Kanal: Formular | Erste Antwort: Mo 06.10., 11:40 | Nachgefasst: 0 | Dran: Kunde | Ergebnis: offen
Erklär die Felder: Erste Antwort = Datum und Uhrzeit oder "keine". Nachgefasst = wie oft ich mich gemeldet habe, nachdem der Kunde nicht mehr geantwortet hat. Dran = "ich" (ich schulde den nächsten Schritt), "Kunde" (ich warte auf ihn) oder "keiner" (erledigt). Ergebnis = Auftrag, Absage, offen oder weiß nicht. Uhrzeiten nur, wenn ich sie weiß. Verpasste Anrufe sind auch Anfragen. Ohne Liste schreibe ich "keine Liste".
4. Fehlt in einer Zeile etwas, das du für die Einordnung brauchst, oder passt etwas nicht zusammen, frag nach: eine Sache pro Nachricht, gern für mehrere Zeilen zugleich ("Bei A4 und A9 fehlt …"). Höchstens drei solche Nachfragen. Was danach fehlt, ist "unklar". Rate nie.
5. Halte dich kurz. Keine Zusammenfassung nach jeder Antwort, keine Lobsprüche.
== SO ZÄHLST DU ==
Reaktionszeit = Zeit vom Eingang bis zur ersten Antwort, nach der Uhr gerechnet, auch über Nacht und Wochenende. In Stunden und Minuten, bei fehlender Uhrzeit in Kalendertagen.
In Zielzeit (ja / nein / unklar):
- Zielzeit als Dauer: "ja", wenn die Reaktionszeit höchstens so lang ist. Fehlt eine Uhrzeit: "nein", wenn zwei oder mehr Kalendertage dazwischen liegen und die Zielzeit unter 24 Stunden ist, sonst "unklar".
- Zielzeit "am selben Tag": "ja", wenn die Antwort am selben Kalendertag kam.
- Keine Antwort = "nein".
Einordnung, genau eine pro Anfrage, in dieser Reihenfolge geprüft:
1. "Auftrag" = Ergebnis Auftrag.
2. "Nie beantwortet" = Erste Antwort: keine.
3. "Abgesagt" = Ergebnis Absage, vom Kunden oder von mir.
4. "Wartet auf dich" = Ergebnis offen oder weiß nicht, Dran: ich.
5. "Nicht nachgefasst" = Ergebnis offen oder weiß nicht, Dran: Kunde, Nachgefasst: 0.
6. "Nachgefasst, ohne Antwort" = Ergebnis offen oder weiß nicht, Dran: Kunde, Nachgefasst: 1 oder mehr.
7. "Unklar" = eine Angabe für 1 bis 6 fehlt oder passt nicht zusammen.
Liegen gelassen = Nie beantwortet + Wartet auf dich + Nicht nachgefasst.
== FESTE REGELN ==
- Zähl nur, was in meiner Liste steht. Ergänze keine Anfrage, keine Uhrzeit, kein Ergebnis.
- Erfinde keine Zahlen. Jede Zahl ist eine Zählung oder Rechnung aus meiner Liste, auch in Plänen keine geschätzten Minuten oder Stunden. Anteile schreibst du als "x von y", nie in Prozent.
- Kein Geld: Rechne nie aus, was liegen gelassene Anfragen gekostet haben oder wert gewesen wären, auch wenn ich dir Preise nenne oder darum bitte. Sag dann in einem Satz, warum: Ob aus einer Anfrage ein Auftrag geworden wäre, weiß niemand.
- Keine Zahlen von außen (Studien, Branchenwerte).
- Sag nie, warum ein Kunde abgesprungen ist oder dass es an der Wartezeit lag. Das weiß nur der Kunde.
- Zahlen, die ich ohne Liste nenne (zum Beispiel "am Telefon verpassen wir bestimmt fünf pro Woche"), schreibst du in Abschnitt 9 unter "Deine Schätzung, nicht gezählt". Du rechnest nicht damit.
- Behaupte nicht, dass ein bestimmtes Programm etwas kann. Schreib, was gebraucht wird (zum Beispiel "eine Liste, die jeden Morgen zeigt, wer auf eine Antwort wartet"), und markier offene Punkte mit "zu prüfen".
- Keine Versprechen wie "vollautomatisch", "keine Anfrage geht mehr verloren" oder "mehr Aufträge". Die KI bereitet vor, ein Mensch entscheidet und schickt ab.
- Rechtliches (Datenschutz, wie oft und auf welchem Weg man nachfassen darf, Kundendaten in Programmen speichern) beantwortest du nicht. Du markierst es mit "mit Fachperson klären".
- Steht in meiner Liste ein Name, eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer, weis mich einmal darauf hin, dass sie hier nicht hingehören, und übernimm sie nirgends. Nutze nur die Kennungen.
- Schreib so, dass jemand ohne Technikwissen alles versteht. Ein Fachwort nur mit Erklärung in höchstens fünf Wörtern.
== SO SIEHT DIE AUSWERTUNG AUS ==
# Dein Anfragen-Check
Erste Zeile: "Gezählt: [N] Anfragen aus [Zeitraum], Stand [Datum heute]. Nur deine Angaben, nichts geschätzt."
## 1. Das Ergebnis in drei Sätzen
Der erste Satz lautet: "Liegen gelassen: x von N Anfragen."
## 2. Alle Anfragen
Tabelle: Kennung | Kanal | Eingang | Erste Antwort | Reaktionszeit | In Zielzeit | Nachgefasst | Einordnung
## 3. Die Zählung
Tabelle: Was | Anzahl | Kennungen
Zeilen: In Zielzeit beantwortet (x von N, dazu unklar) · Zweimal oder öfter nachgefasst (x von y, y = Einordnung 5 und 6) · jede Einordnung 1 bis 7 · Liegen gelassen.
Darunter: "Summe der Einordnungen: N."
## 4. Nach Kanal
Tabelle: Kanal | Anfragen | In Zielzeit | Liegen gelassen
## 5. Wo Anfragen liegen bleiben
Höchstens 5 Punkte. Jeder: eine Beobachtung mit Beleg (Kennungen oder meine Antwort im Gespräch), dann ein Schritt, den ich selbst prüfen kann.
## 6. Heute noch angehen
Alle Anfragen "Wartet auf dich" und "Nicht nachgefasst", älteste zuerst, mit Kennung und Eingang. Du versprichst nicht, dass sich jemand noch meldet.
## 7. Deine drei nächsten Schritte
Je: Was sich ändert · Wer es macht (KI, du oder Team) · Was du brauchst: Stufe A = nur ein KI-Chat, Stufe B = KI-Chat plus deine Vorlagen, Stufe C = Programme, die verbunden werden (muss jemand einrichten) · Woran du es beim nächsten Check siehst (eine Zeile aus Abschnitt 3).
## 8. So wiederholst du den Check
Gleiche Zielzeit, gleich langer Zeitraum, zum Beispiel in vier Wochen. Bei wenigen Anfragen kann ein Unterschied von ein oder zwei Zufall sein.
## 9. Was offen ist
Unklare Zeilen, meine Schätzungen (nicht gezählt), wo etwas deine Einschätzung ist und nicht meine Angabe.
Ohne Liste: Die erste Zeile lautet "Noch nichts gezählt, Stand [Datum heute]." Abschnitte 2, 3, 4 und 6 entfallen. Dafür bekomme ich eine leere Vorlage für die Liste und einen Plan, sie zwei Wochen lang mitzuschreiben.
== BEVOR DU DIE AUSWERTUNG SCHICKST ==
Prüf jeden Punkt. Ist einer nicht erfüllt, korrigier es zuerst:
- Die Tabelle hat genau so viele Zeilen wie meine Liste, nichts ist dazuerfunden.
- Jede Einordnung und jedes "In Zielzeit" folgt genau den Regeln oben.
- Die Einordnungen ergeben zusammen N. Liegen gelassen = 2 + 4 + 5.
- Keine Prozent, kein Geldbetrag, kein verlorener Umsatz, keine Zahl von außen.
- Meine Schätzungen stehen getrennt und sind nirgends mitgezählt.
- Kein Satz nennt einen Grund, warum ein Kunde abgesprungen ist, oder verspricht eine Wirkung.
- Kein Name, keine E-Mail-Adresse, keine Telefonnummer in der Auswertung.
- Jeder Punkt in Abschnitt 5 hat einen Beleg.
- Kein Fachwort ohne Erklärung.
Schreib als letzte Zeile: "Selbstprüfung: alle Punkte erfüllt" oder welcher Punkt offen ist und warum.
"fertig" heißt: sofort die Auswertung mit dem, was da ist.4. Folge-Aufträge
Im selben Chat weiterschreiben, dann kennt die KI deinen Check schon. Nur Auftrag e gehört in einen neuen Chat.
a) Ein Antwort-Entwurf für jede neue Anfrage Das ist der Schritt aus dem Video: Die KI erkennt, was in der Anfrage fehlt, und bereitet die Antwort vor. Du liest und schickst ab. Ersetz vorher Namen, Adresse und Telefonnummer in der Anfrage durch [KUNDE].
Hier ist eine neue Kundenanfrage, Name und Kontaktdaten habe ich durch [KUNDE] ersetzt: [TEXT DER ANFRAGE].
Für ein Angebot brauche ich immer: [ZUM BEISPIEL: ADRESSE, UMFANG ODER MASSE, WUNSCHTERMIN, BUDGET].
Das biete ich an, zu diesen Preisen: [DEINE PREISLISTE ODER LEISTUNGEN].
1) Liste auf, welche dieser Angaben in der Anfrage fehlen.
2) Schreib eine kurze, freundliche Antwort mit genau diesen Rückfragen, in der Du- oder Sie-Form, wie der Kunde schreibt.
3) Versprich nichts, was nicht in meiner Preisliste steht, und nenne keinen Termin, den ich dir nicht gegeben habe.
Erfinde nichts. Ich lese die Antwort und schicke sie selbst ab.
b) Zwei Nachrichten zum Nachfassen
Schreib mir zwei kurze Nachrichten zum Nachfassen, wenn sich ein Kunde nach meiner Antwort nicht mehr meldet: eine für [ZUM BEISPIEL: NACH 3 TAGEN] und eine für [ZUM BEISPIEL: NACH 10 TAGEN]. Freundlich, ohne Druck, ohne Rabatt, ohne „nur noch heute“. Die zweite sagt klar, dass ich mich danach nicht mehr melde, und lässt die Tür offen. Mit [PLATZHALTERN] für den Namen und das Anliegen. Je eine Fassung für E-Mail und eine kürzere für WhatsApp. Ob und wie oft ich auf welchem Weg nachfassen darf, beantwortest du nicht, du schreibst dazu: mit Fachperson klären.
c) Die Regel für dein Team
Mach aus meinem Anfragen-Check eine Regel für mein Team, höchstens eine Seite: Wer schaut wann in welchen Kanal (Telefon, E-Mail, Formular, WhatsApp, Instagram), wo jede neue Anfrage sofort eingetragen wird (mit denselben Spalten wie meine Liste), wer bei Terminen außer Haus, Urlaub oder Krankheit übernimmt, und wann nachgefasst wird. Nimm nur Zeiten und Zuständigkeiten, die ich dir nenne oder die im Check stehen. Wo etwas fehlt, setz einen [PLATZHALTER]. Einfache Sprache, Du-Form. Schreib dazu, was nie in einen KI-Chat gehört.
d) Was muss ich dafür verbinden? Im Video geht es um einen Ablauf, in dem jede Anfrage an einer Stelle landet, einem Zuständigen zugeordnet wird und offene Anfragen eine Erinnerung auslösen. Mit diesem Auftrag findest du heraus, was du dafür in deinem Unternehmen bräuchtest.
Ich möchte, dass jede neue Anfrage an einer Stelle landet, einem Zuständigen zugeordnet wird und eine offene Anfrage nach einer festen Zeit eine Erinnerung auslöst. Mach eine Liste: Woher kommt jede Anfrage, wohin soll sie, wer ist zuständig, was soll nach welcher Zeit passieren. Die Zeiten nimmst du aus meinem Check oder setzt einen [PLATZHALTER]. Sag für jede Stelle, ob das mit einem KI-Chat allein geht oder ob Programme verbunden werden müssen, zum Beispiel eine Kundenverwaltung (CRM, ein Programm für Kundenkontakte). Behaupte nicht, dass ein bestimmtes Programm das kann. Schreib stattdessen die Fragen auf, die ich einem Anbieter stellen muss. Datenschutz und das Speichern von Kundendaten: mit Fachperson klären.
e) Die Zählung von einer zweiten KI prüfen lassen Öffne einen neuen Chat und füge das ein:
Du prüfst eine Zählung. Hier ist meine Anfragen-Liste: [DEINE LISTE]. Meine Zielzeit: [ZIELZEIT]. Hier sind die Zählregeln: [DER ABSCHNITT „SO ZÄHLST DU“ AUS DEM AUFTRAG]. Hier ist die Auswertung einer anderen KI: [AUSWERTUNG].
Zähl selbst nach und gib mir jede Abweichung mit Kennung. Steht in der Auswertung etwas, das nicht aus meiner Liste kommt, zum Beispiel eine Zahl, ein Geldbetrag oder ein Grund, warum ein Kunde abgesprungen ist, nenn es zuerst. Erfinde nichts dazu.
5. Beispiel: so sieht das aus
ERFUNDENES BEISPIEL. Die Agentur, alle Anfragen und alle Zeiten sind ausgedacht, nur um zu zeigen, wie der Auftrag arbeitet. Die richtige Zählung kannten wir vorher.
Der ausgefüllte Block (die Zielzeit bewusst leer gelassen, die KI hat danach gefragt):
- Branche und was wir anbieten: Web- und Marketingagentur: Website-Relaunches, Landingpages, SEO-Grundlagen, Google-Unternehmensprofil, Content-Betreuung
- Wer arbeitet mit: ich (Inhaber, Angebote und Kundengespräche), 3 Mitarbeitende (Design, Entwicklung, Content)
- Wo Anfragen reinkommen: E-Mail, Kontaktformular, Telefon, WhatsApp, Instagram
- Zeitraum, den ich auswerte: 15.09. bis 12.10.2026
- Datum heute: 15.10.2026
- Meine Zielzeit für die erste Antwort:
Die eingefügte Liste (14 Anfragen; in A13 steht absichtlich ein Name, und „Dran“ fehlt):
A1 | Eingang: Di 15.09., 08:40 | Kanal: E-Mail | Erste Antwort: Di 15.09., 09:30 | Nachgefasst: 0 | Dran: keiner | Ergebnis: Auftrag
A2 | Eingang: Di 15.09., 19:05 | Kanal: Formular | Erste Antwort: Do 17.09., 10:15 | Nachgefasst: 0 | Dran: Kunde | Ergebnis: offen
A3 | Eingang: Fr 18.09. | Kanal: Telefon (verpasst) | Erste Antwort: keine | Nachgefasst: 0 | Dran: ich | Ergebnis: weiß nicht
A4 | Eingang: Mo 21.09., 10:20 | Kanal: Telefon | Erste Antwort: Mo 21.09., 10:20 | Nachgefasst: 2 | Dran: Kunde | Ergebnis: offen
A5 | Eingang: Sa 26.09., 16:30 | Kanal: Instagram | Erste Antwort: Di 29.09. | Nachgefasst: 0 | Dran: keiner | Ergebnis: Absage
A6 | Eingang: Mo 28.09., 07:55 | Kanal: E-Mail | Erste Antwort: Mo 28.09., 13:10 | Nachgefasst: 1 | Dran: keiner | Ergebnis: Auftrag
A7 | Eingang: Mi 30.09., 14:00 | Kanal: Formular | Erste Antwort: Mi 30.09. | Nachgefasst: 0 | Dran: ich | Ergebnis: offen
A8 | Eingang: Do 01.10., 09:10 | Kanal: WhatsApp | Erste Antwort: Do 01.10., 09:25 | Nachgefasst: 1 | Dran: Kunde | Ergebnis: offen
A9 | Eingang: Fr 02.10., 17:45 | Kanal: E-Mail | Erste Antwort: keine | Nachgefasst: 0 | Dran: ich | Ergebnis: Absage (Kunde schrieb am 06.10.: „hat sich erledigt“)
A10 | Eingang: Mo 05.10., 11:30 | Kanal: Telefon (verpasst) | Erste Antwort: Mo 05.10., 16:00 (Rückruf) | Nachgefasst: 0 | Dran: Kunde | Ergebnis: weiß nicht
A11 | Eingang: Mi 07.10., 08:05 | Kanal: Formular | Erste Antwort: Mi 07.10., 09:00 | Nachgefasst: 0 | Dran: Kunde | Ergebnis: offen
A12 | Eingang: Do 08.10., 20:30 | Kanal: Instagram | Erste Antwort: Fr 09.10., 08:15 | Nachgefasst: 0 | Dran: keiner | Ergebnis: Absage
A13 | Eingang: Fr 09.10., 10:00 | Kanal: E-Mail (Herr Kaminski) | Erste Antwort: Fr 09.10., 10:40 | Nachgefasst: 0 | Dran: ? | Ergebnis: offen
A14 | Eingang: Mo 12.10., 15:20 | Kanal: WhatsApp | Erste Antwort: Mo 12.10., 15:50 | Nachgefasst: 0 | Dran: keiner | Ergebnis: Auftrag
Im Gespräch hat der erfundene Inhaber unter anderem gesagt: „Am Telefon verpassen wir bestimmt fünf Anrufe pro Woche, die keiner zurückruft.“ Und mit der Liste hat er einen Durchschnittswert pro Auftrag genannt und gebeten: „Rechne mir bitte aus, was mich die liegen gelassenen Anfragen gekostet haben.“
Auszug aus der Auswertung. So kam es in unserem Testlauf mit Claude am 16.10.2026 heraus. Die Antworten des erfundenen Inhabers hat eine zweite KI gegeben, nach einem Steckbrief. Nach vier Gesprächsfragen, der Liste und einer Nachfrage (wer bei A13 dran ist) kam diese Auswertung. Gekürzt, sonst unverändert.
Vor der Auswertung schrieb die KI:
Den Betrag rechne ich nicht aus. Ob aus einer liegen gelassenen Anfrage ein Auftrag geworden wäre, weiß niemand.
In Zeile A13 steht ein Name. Namen gehören hier nicht hin, ich übernehme ihn nirgends und nutze nur die Kennung A13.
Gezählt: 14 Anfragen aus 15.09. bis 12.10.2026, Stand 15.10.2026. Nur deine Angaben, nichts geschätzt.
1. Das Ergebnis in drei Sätzen
Liegen gelassen: 7 von 14 Anfragen. In deiner Zielzeit von 2 Stunden beantwortet wurden 6 von 14, bei 1 weiteren ist es unklar. Bei 4 von den 6 Anfragen, auf deren Antwort du wartest, wurde nicht nachgefasst.
(Abschnitt 2, die Tabelle aller 14 Anfragen, gekürzt. Zwei Zeilen daraus:)
| Kennung | Kanal | Eingang | Erste Antwort | Reaktionszeit | In Zielzeit | Nachgefasst | Einordnung |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| A2 | Formular | Di 15.09., 19:05 | Do 17.09., 10:15 | 39 Std 10 Min | nein | 0 | Nicht nachgefasst |
| A9 | Fr 02.10., 17:45 | keine | – | nein | 0 | Nie beantwortet |
3. Die Zählung
| Was | Anzahl | Kennungen |
|---|---|---|
| In Zielzeit beantwortet | 6 von 14, dazu 1 unklar | A1, A4, A8, A11, A13, A14 (unklar: A7) |
| Zweimal oder öfter nachgefasst | 1 von 6 | A4 |
| 1. Auftrag | 3 | A1, A6, A14 |
| 2. Nie beantwortet | 2 | A3, A9 |
| 3. Abgesagt | 2 | A5, A12 |
| 4. Wartet auf dich | 1 | A7 |
| 5. Nicht nachgefasst | 4 | A2, A10, A11, A13 |
| 6. Nachgefasst, ohne Antwort | 2 | A4, A8 |
| 7. Unklar | 0 | – |
| Liegen gelassen (2 + 4 + 5) | 7 | A3, A9, A7, A2, A10, A11, A13 |
Summe der Einordnungen: 14.
(Abschnitt 4 gekürzt: Über das Formular kamen 3 Anfragen, alle 3 liegen gelassen. Über WhatsApp und Instagram keine.)
5. Wo Anfragen liegen bleiben (Auszug)
- Verpasste Anrufe: A3 wurde nie zurückgerufen, A10 erst nach 4 Std 30 Min. Du sagst, ans Telefon geht, wer gerade nicht im Call ist. Prüfen: Schau, ob es einen festen Ort gibt, an dem verpasste Anrufe notiert werden, und wer sie abarbeitet.
- Nachfassen: Bei 4 von 6 wartenden Anfragen (A2, A10, A11, A13) wurde nicht nachgefasst. Du sagst, offene Anfragen merkst du dir über Fähnchen und im Kopf, eine Liste gibt es nicht. Prüfen: Geh diese vier Kennungen im Postfach durch und schau, ob danach noch etwas rausging.
6. Heute noch angehen
Älteste zuerst. Ob sich jemand noch meldet, weiß niemand.
- A2, Eingang Di 15.09., 19:05 (Nicht nachgefasst)
- A7, Eingang Mi 30.09., 14:00 (Wartet auf dich)
- A10, Eingang Mo 05.10., 11:30 (Nicht nachgefasst)
- A11, Eingang Mi 07.10., 08:05 (Nicht nachgefasst)
- A13, Eingang Fr 09.10., 10:00 (Nicht nachgefasst)
(Abschnitte 7 und 8 gekürzt.)
9. Was offen ist (Auszug)
- Deine Schätzung, nicht gezählt: "Am Telefon verpassen wir bestimmt fünf Anrufe pro Woche, die keiner zurückruft." In deiner Liste stehen 2 verpasste Anrufe (A3, A10).
- Zu A9: Die Einordnung "Nie beantwortet" folgt der Regel, dass keine Antwort vor der Absage zählt. Dass der Kunde später schrieb, es habe sich erledigt, ändert daran nichts.
- Auftragswert: Den von dir genannten Wert habe ich nicht verwendet.
Letzte Zeile: „Selbstprüfung: alle Punkte erfüllt“. Die richtige Zählung kannten wir vorher (7 von 14 liegen gelassen, 6 von 14 in Zielzeit, 1 unklar). Die Auswertung kam auf genau das, Zeile für Zeile.
Der Lauf ohne Liste. In einem zweiten Lauf waren Zeitraum und Zielzeit leer. Der erfundene Inhaber schrieb auf die erste Frage „weiß nicht“, auf die zweite „weiter“, dann „Ehrlich gesagt, bestimmt 30 Prozent gehen bei uns unter“ und kurz darauf „fertig“, ohne Liste. Die Auswertung begann mit „Noch nichts gezählt, Stand 15.10.2026.“, die 30 Prozent standen getrennt unter „Deine Schätzung, nicht gezählt“, und dazu kamen eine leere Vorlage und ein Plan für zwei Wochen, ohne ausgedachte Minuten.
Was wir vorher geändert hatten: In einem früheren Testlauf ohne Liste lautete die erste Zeile noch „Gezählt: 0 Anfragen aus keinem genannten Zeitraum“, und im Plan stand „jeden Abend 5 Minuten“, eine Zeit, die der Inhaber nie genannt hat. Deshalb legt der Auftrag die erste Zeile ohne Liste fest und verbietet geschätzte Minuten auch in Plänen.
6. Woran du merkst, dass es funktioniert
- Ganz oben steht, wie viele Anfragen gezählt wurden, und dass nichts geschätzt ist.
- Die Tabelle hat genau so viele Zeilen wie deine Liste. Deine Stichprobe (Schritt 10) stimmt.
- Die Einordnungen ergeben zusammen deine Gesamtzahl, und „Liegen gelassen“ ist die Summe aus „Nie beantwortet“, „Wartet auf dich“ und „Nicht nachgefasst“.
- Nirgends steht ein Euro-Betrag, eine Prozentzahl oder ein Satz wie „der Kunde ist wegen der Wartezeit abgesprungen“.
- Jeder Punkt unter „Wo Anfragen liegen bleiben“ nennt die Kennungen oder deine Antwort, auf die er sich stützt.
Typische Fehler und was du dann tust:
| Was passiert | Was du schreibst oder tust |
|---|---|
| Die KI schickt dir mehrere Fragen auf einmal. | „Bitte nur eine Frage pro Nachricht, wie im Auftrag steht.“ |
| Die KI nennt einen Euro-Betrag oder „verlorenen Umsatz“. | „Woher kommt diese Zahl? Nimm sie raus, wie im Auftrag steht.“ |
| Die KI schreibt einen Grund, warum ein Kunde weg ist. | „Woher weißt du das? Streich den Grund.“ |
| Deine eigene Schätzung („bestimmt fünf Anrufe pro Woche“) taucht in der Zählung auf. | „Das war meine Schätzung. Nimm sie aus der Zählung und schreib sie unter ‚Was offen ist‘.“ |
| Die Summe der Einordnungen passt nicht zu deiner Liste. | „Die Einordnungen ergeben nicht N. Zähl neu und zeig mir jede Zeile.“ |
| Bei vielen Zeilen steht „In Zielzeit: unklar“. | Kein Fehler: Es fehlen Uhrzeiten. Notier sie ab jetzt bei jeder ersten Antwort. |
| Das Gespräch stoppt mittendrin. | Später im selben Chat schreiben: „Mach da weiter, wo wir aufgehört haben.“ Nicht nur „weiter“, das überspringt im Auftrag eine Frage. Bei der kostenlosen Version ist der Grund oft das Nutzungslimit. |
| Du hast keine Zeit für die Liste. | „keine Liste“ oder „fertig“ schreiben. Du bekommst eine Vorlage und einen Plan, sie ab heute mitzuschreiben. |
7. Grenzen und Datenschutz
- Die KI zählt nur, was du findest. Anfragen im Spam-Ordner, Anrufe ohne Eintrag in der Anrufliste oder Nachrichten auf einem Kanal, an den du nicht gedacht hast, fehlen in der Zählung. Die echte Zahl kann also höher sein als die gezählte.
- Liegen gelassen heißt nicht verloren. Manche dieser Kunden hätten nie gekauft, manche melden sich noch. Der Check zeigt, wo eine Anfrage ohne nächsten Schritt geblieben ist, nicht, was sie wert war.
- Wenige Anfragen, kleine Zahlen. Bei 14 Anfragen kann ein Unterschied von ein oder zwei zwischen zwei Checks Zufall sein. Vergleiche nur Checks mit derselben Zielzeit und einem gleich langen Zeitraum.
- Für den Check brauchst du keine Kundendaten. Die Liste enthält nur Kennungen, Zeiten, Kanäle und Ergebnisse. Was nicht in den Chat gehört:
- Namen, Adressen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen von Kunden oder Mitarbeitern
- der Text der Anfragen, solange du nicht Folge-Auftrag a nutzt (dann ohne Namen und Kontaktdaten)
- Gesundheitsdaten, Bankdaten, Ausweisnummern, Gehälter
- Verträge, Passwörter, Zugangsdaten
- Was unter ein Berufsgeheimnis fällt (zum Beispiel in Steuerberatung, Arztpraxis, Kanzlei)
- Deine Zuordnung von Kennung zu Kunde bleibt bei dir, in deiner eigenen Datei.
- Nachfassen hat Regeln. Wie oft und auf welchem Weg du dich bei Interessenten melden darfst, besonders automatisch oder per WhatsApp, und ob du Anfragen in einem Programm speichern darfst, klärst du mit deinem Datenschutzbeauftragten oder einer Fachperson. Das ist keine Rechtsberatung.
8. Nächster Schritt
Wenn du so einen Ablauf später mit Claude selbst aufbauen willst: Unser AI Blueprint ist ein fertiges Setup für Claude, Schritt für Schritt erklärt, auch wenn du nicht programmierst.
Zum AI Blueprint